Descrição :
Resumo do trabalho:
Estamos em busca de um Assistente Administrativo talentoso. O candidato ideal será um solucionador de problemas com excelentes habilidades de comunicação e atenção impecável aos detalhes. O candidato também deverá ter experiência de trabalho em ambiente de escritório presencial, remoto e/ou em ambiente híbrido, realizando tarefas administrativas e prestando suporte a colegas de trabalho. A capacidade de realizar múltiplas tarefas, gerir cronogramas complexos, gerir prioridades concorrentes e cumprir prazos variáveis é essencial para o cargo.
Habilidades e Qualificações:
• Servir como olhos e ouvidos do escritório, fornecendo informações, respondendo perguntas e a solicitações.
• Garantir o uso ideal de equipamentos de escritório, suprimentos e estoques por meio de aprovisionamento preventivo.
• Manter o fluxo de trabalho, analisando e refinando procedimentos operacionais padrão, como agendamento, comunicações e traçado do escritório.
• Coordenar recursos internos e externos para agilizar o fluxo de trabalho.
• Supervisionar e atingir metas organizacionais, mantendo as melhores práticas.
Responsabilidades:
• Gerir o recebimento de chamadas telefônicas, a recepção de visitantes quando eles entram no escritório, gerir correspondências e remessas recebidas/enviadas e mantendo um ambiente de escritório organizado e limpo.
• Fornecer suporte administrativo aos gestores executivos, incluindo correspondência por correio electrônico e geração e distribuição de memorandos, cartas, planilhas, formulários e faxes.
• Planear, organizar e agendar reuniões da empresa no escritório, fora do local e por video-conferência.
• Coordenar planos de viagens nacionais e internacionais sob orientação de superiores.
• Manter sistema de arquivamento, banco de dados de contactos, lista de funcionários e inventário.
• Encomendar e supervisionar material de escritório e entrega de refeições para reuniões de grupo.
• Realizar tarefas básicas de entrada de dados, incluindo registro de transações, gravação e revisão de lançamentos contábeis manuais, criação de faturas e elaboração de planilhas contabilísticas.
• Executar tarefas administrativas, como realizar tarefas no escritório, como lidar com correspondências recebidas, digitalizar e fotocopiar documentos, preparar relatórios trimestrais e auxiliar nas auditorias de final de ano e reconciliações bancárias.
• Fornecer atendimento ao cliente comunicando-se com fornecedores e clientes sobre faturas e pagamentos. Isso pode ser por correio electrônico ou por telefone.
• Auxiliar nas despesas dos funcionários (folha de pagamento), verificando planilhas de horas, calculando licenças pessoais e faltas por doença, preparando cheques e instruções de operação bancária e garantindo o cumprimento das leis e melhores práticas.
• Preparar relatórios financeiros auxiliando os prestadores de serviços de contabilidade das empresas a criar e atualizar relatórios financeiros, como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, demonstrações de lucros retidos e demonstrações de fluxo de caixa.
Submissões e Prazos:
É OBRIGATÓRIO enviar para recrutamento-ao@greenline.tech.com a seguinte documentação até às 12h00, hora da África Central/hora de Luanda, 10 de maio de 2024 (as candidaturas apresentadas após o prazo podem ser automaticamente rejeitadas):
• Bilhete de Identidade válido.
• Curriculum vitae.
• Carta de condução válida (é uma vantagem e será levada em consideração).
• Cópia de:
Certificado de ensino médio ou diploma(s) de ensino superior e/ou equivalente que comprovem habilitações literárias.
Certificado(s) técnico-profissionais de formação que atestam qualificações profissionais.
Certificado de Segurança nos Trabalhos em Altura (é uma vantagem e será levada em consideração).
• Declaração de emprego detalhando o trabalho realizado ou quaisquer outros documentos oficiais relevantes especificando a natureza e o período das funções desempenhadas ou dos serviços prestados (APENAS para candidatos que estão atualmente empregados por terceiros).
Requisitos :
Requisitos Mínimos:
• Certificado do ensino médio ou equivalente.
• Experiência administrativa e/ou contabilística comprovada.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Fortes habilidades de gestão de tempo e capacidade de realizar múltiplas tarefas em paralelo.
• Aptidão para aprender novos programas e sistemas informáticos.
Competências:
• Proficiência Linguística: Deve ser fluente em português e inglês (fala, escrita e compreensão).
• Habilitação Acadêmica: Certificado de conclusão do ensino médio ou equivalente é obrigatório (um diploma de ensino superior, como bacharelado ou superior, é uma vantagem e será levado em consideração).
• Formação Profissional: Experiência profissional anterior em gestão administrativa, de escritório e/ou contábil.
• Experiência Administrativa: Experiência anterior no desenvolvimento de processos internos e sistemas de arquivamento.
• Confidencialidade: confortável no manuseio de informações confidenciais.
• Comunicação Verbal e Escrita: Capacidade de apresentar documentos e relatórios financeiros num formato compreensível. Isso exige habilidades eficazes de comunicação oral e escrita.
• Realização de Tarefas Múltiplas: Gerir muitas tarefas em paralelo e em prazos apertados e sem erros.
• Gestão de Tempo: Gerir prioridades enquanto realiza tarefas urgentes, como agendamento de compromissos, gestão de papelada e preparação de relatórios administrativos e/ou financeiros.
• Atenção aos Detalhes: Aplique atenção estrita aos detalhes e forte capacidade de verificação de fatos de maneira consistente e precisa.
Utilização do Pacote Microsoft Office: Capacidade de utilizar ferramentas digitais convencionais e específicas como MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, etc. Conhecimento e utilização prévia de MS Project e MS Visio para gestão de projetos é uma vantagem.
Flexibilidade: Estar disponível para viajar e trabalhar fora da província de Luanda.